Tugas Mata Kuliah

Tugas Mata Kuliah Manajemen Perkantoran

Materi Alat Komunikasi

Nama Dosen:Silvy .T. Sambuaga SE,M.si

•Pengertian Alat Komunikasi

Alat komunikasi adalah suatu sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak.

•Fungsi Alat Komunikasi Secara Umum:

Secara umum alat komunikasi berfungsi  sebagai sarana dalam mempercepat isi pesan atau informasi sampai kepada komunikan(penerima pesan atau informasi). Pesan atau informasi yang disampaikan kepada komunikan dari komunikator merupakan pesan yang asli alias konkrit.

•Tata krama dalam menggunakan alat komunikasi telepon,yaitu:

1.)Berbicara melalui telepon harus sopan  dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara.

2.)Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas.

3.)Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima, benar-benar sangat penting.

4.)Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.

•Tata cara dalam menangani alat komunukasi telepon yang masuk,yaitu:

1.)Setiap kali telepon berdering, harus segera  diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.

2.)Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.

3.)Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).

4.)Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.

5.)Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..

6.)Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

7.)Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan